deynekina hr&ba

Топ-5 функций Excel,
которые сэкономят ваше время

Сегодня хочу поделиться своим любимым набором функций в Excel. Эти пять функций мне очень помогают в работе. Рекомендую обратить на них внимание, если до этого не использовали. Они заметно сократят время на обработку данных в Excel.

Сегодня хочу поделиться своим любимым набором функций в Excel.

1. ЕСЛИ – относится к логическим функциям и позволяет делать расчеты для одного или нескольких условий.

Например, условие выплаты премии: если процент выполнения KPI больше 80%, то сотрудник получает премию в размере 10%, если меньше или равно 80%, то 0.

Функция Если может дополняться другими функциями, например:

- СУММЕСЛИ – расчет суммы в зависимости от условий

- СРЗНАЧЕСЛИ – расчет среднего в зависимости от условий

- СЧЁТЕСЛИ – подсчет элементов в зависимости от условий.

Также есть еще функции СУММЕСЛИМН, СРЗНАЧЕСЛИМН и СЧЁТЕСЛИМН. Это функции применяются, если у нас есть несколько условий.

Например, нужно посчитать сумму премий, выплаченных сотрудникам в четырех регионах с рейтингом результативности ниже 3.

В решении этой задачи поможет функция СУММЕСЛИМН, так как у нас несколько условий: 1 – регион, 2 – Рейтинг результативности.


2. СУММПРОИЗВ – данная функция суммирует произведения данных. То есть у нас есть 2 набора данных, которые сначала нужно попарно перемножить, а потом суммировать.

Есть условия: эти наборы данных должны быть одинаково расположены (то есть горизонтальными либо вертикальными) и содержать одинаковое количество значений.

Например, нам нужно посчитать процент фактической премии в зависимости от доли KPI в общей премии и фактический процент выполнения.

С помощью функции СУММПРОИЗВ мы можем легко посчитать этот процент.

3. ВПР – позволяет подставить значения одной таблицы в другую при условии, что в обеих таблицах есть одинаковые или похожие столбцы.

Например, нужно по табельному номеру сотрудника из одной таблицы подтянуть информацию в другую. В этом случае и нужна функция ВПР.

Например, нам нужно из таблицы 2 подтянуть процент целевой премии в таблицу 1 по табельному номеру.

С помощью функции ВПР это можно сделать за 5 секунд.

4. ГПР – позволяет подставить значения одной таблицы в другую при условии, что в обеих таблицах есть одинаковые или похожие строки. Функция ГПР используется при горизонтальном расположении данных.

5. Сочетание функций ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ – сочетание этих двух функций дает большие возможности подставить значения из матрицы, чего не могут сделать функции ВПР/ГПР.

Например, у нас есть матрица повышения зарплаты, в которой по горизонтали указан рейтинг результативности сотрудника, а по вертикали указано отношение целевой зарплаты сотрудника к рыночным данным. На пересечении этих данных мы распределяем процент повышения зарплаты.

Мы хотим сделать предложение по повышению зарплаты, опираясь на данные матрицы.

Для этого мы используем 2 функции ПОИСКПОЗ для поиска по горизонтали и по вертикали для поиска значений. А функция ИНДЕКС ищет значение на их пересечении.

Эти пять функций мне очень помогают в работе. Рекомендую обратить на них внимание, если до этого не использовали. Они заметно сократят время на обработку данных в Excel.

Если вы хотите подробнее изучить эти и другие функции, приглашаю присоединиться к курсу «Excel для HR».