deynekina hr&ba

HR-метрики в адаптации

Почти во всех компаниях существует программа адаптации. Формальная или неформальная, но она существует. Но говоря об оценке ее эффективности, дальше измерения текучести на испытательном сроке многие компании не идут. Какие показатели еще можно добавить, чтобы оценить работоспособность адаптации?
Сегодня поговорим об оценке эффективности процесса адаптации.
Я все бизнес-процессы оцениваю с помощью 5 типов метрик:
стоимость
время
количество
качество
обратная связь

Давайте разберем метрики процесса адаптации с их помощью.

Метрики качества

Коэффициент текучести на испытательном сроке по инициативе сотрудника указывает на ошибки в адаптации. В то время, как коэффициент текучести на испытательном сроке по инициативе работодателя указывает на ошибку в подборе. Но часто бывают случаи увольнения сотрудников по инициативе работодателя после прохождения испытательного срока из-за нежелания и неумения руководства юридически грамотно уволить сотрудника по причине несоответствия должности и непрохождения испытательного срока. Рассчитывается, как количество увольнений на испытательном сроке за период / среднее количество сотрудников на испытательном сроке за период.
Что здесь важно учитывать:
Показатель нужно сравнивать с прошлыми периодами с учетом изменения программ адаптации. Например, компания внедрили программу наставничества на испытательном сроке с июня. Значит, нужно сравнивать коэффициент текучести на испытательном сроке сотрудников, начиная с июня с предыдущими месяцами до внедрения этой программы.
Необходимо анализировать данный показатель по уровню должности и/или по подразделению, чтобы выявить возможные особенности процесса адаптации для разных категорий должностей.
Коэффициент текучести в первые полгода /год работы по инициативе сотрудника указывает на
ошибки в подборе и адаптации персонала. Рассчитывается, как количество увольнений со стажем до полугода/года за период / среднее количество сотрудников со стажем до полугода/года за период.

Почему увольнение сотрудника через полгода или год работы в компании считается ошибкой адаптации? Сотрудник, отработав какую-то часть года уже понимает, что это не его компания, но, во-первых, хочет, чтобы в трудовой книжке был максимально безопасный для него срок работы с точки зрения вопросов следующего работодателя, а во-вторых, во многих компаниях есть практика выплаты годовых премий. Отработав часть года, сотрудник не хочет терять деньги и часто дожидается выплаты этой премии. Поэтому если ваша компания выплачивает годовые премии, обратите внимание, есть ли отток сотрудников из компании после ее выплаты. В
дальнейшем вы сможете прогнозировать увольнение сотрудников.

Что здесь важно учитывать:
Показатель нужно сравнивать с прошлыми периодами с учетом изменения программ адаптации. Например, компания внедрили программу наставничества на испытательном сроке с июня. Значит, нужно сравнивать коэффициент текучести на испытательном сроке сотрудников, начиная с июня с предыдущими месяцами до внедрения этой программы.
Необходимо анализировать данный показатель по уровню должности и/или по подразделению, чтобы выявить возможные особенности процесса адаптации для разных категорий должностей.

Метрики стоимости

Стоимость адаптации одного сотрудника. В расчеты входят средние трудозатраты сотрудников, участвующих в адаптации по категориям сотрудников (руководитель, HR, наставник) + стоимость приветственного пакета (ручки, кружки, флешки, футболки и т.д.) + стоимость обучения (стоимость внешнего тренера или трудозатраты внутреннего тренера, стоимость раздаточных материалов и т.д.).

Что здесь важно учитывать:
Показатель нужно сравнивать с прошлыми периодами с изменения программ адаптации.
Необходимо анализировать данный показатель по уровню должности и/или по подразделению, так как трудозатраты будут зависеть от уровня вовлеченных в адаптацию руководителей и наставников.

Увидела в одном источнике следующие нормы:
оптимальное соотношение затрат на адаптацию к затратам на подбор составляет 1:3.
расходы на обучение и адаптацию новых сотрудников за год составляет 1-2,5% от годовой выручки компании.

Сравните с данными своей компании, укладываетесь ли вы в эти нормы или нет.

Метрики времени

Время от старта подбора до выхода на точку безубыточности рассчитывает срок достижения равенства доходов компании от сотрудника и расходов на него.

Этот показатель мы подробно разбираем на курсе «Создание системы HR-метрик».
Представьте, что вы наняли 5 сотрудников отдела продаж. Каждого из них вы можете вполне объективно оценить с помощью показателя скорости выхода на точку безубыточности.

Точка безубыточности – это момент, в котором затраты на подбор, адаптацию, обучение, зарплату, налоги и т.д. сравняются с доходами, заработанными сотрудником в компании. Точка безубыточности измеряется в неделях или в месяцах более округленно. С помощью этого показателя можно сравнить эффективности работы и скорость адаптации сотрудников. Для расчета точки безубыточности нужно иметь данные по стоимости подбора, адаптации, обучения, индивидуальному доходу сотрудников.

Точку безубыточности можно рассчитать только для категорий сотрудников с индивидуальным результатом: отдел продаж, отдел производства. Также возможно посчитать для категорий должностей, экономящих средства компании: закупщики, налоговики, юристы и т.д.

Метрики обратной связи

Удовлетворенность сотрудника процессом адаптации измеряется с помощью опроса. Особенно важно проводить подобные опросы в компаниях с развитой филиальной сетью, когда HR-у сложно контролировать процесс адаптации.

Что здесь важно учитывать:
Средневзвешенный показатель нужно сравнивать с прошлыми периодами;
Средневзвешенный показатель нужно сравнивать с прошлыми периодами;
Опрос сотрудников сразу после завершения испытательного срока;
Проведение пульс-опросов среди сотрудников со стажем менее года;
Включение вопросов о системе адаптации в ежегодные исследования вовлеченности.
При составлении опросника удовлетворенности необходимо сформулировать факторы для измерения как во время, так и после прохождения испытательного срока.

Пример структуры опросника удовлетворенности сотрудника адаптацией:
Наличие наставника;
Сложности в первый день работы;
Особенности профессиональной адаптации;
Задачи испытательного срока;
С какими трудностями столкнулся сотрудник;
Частота встреч с руководителем;
Особенности подведения итогов испытательного срока;
Скорость получения ответов на вопросы от руководителя/наставника/HR-службы;
Особенности организационной адаптации;
Помощь коллег;
Предложения по улучшению процесса адаптации.
Все эти показатели необходимо измерить, если до этого в компании никогда не оценивали процесс адаптации. В дальнейшем можно сфокусироваться на 2-3 показателях и регулярно их измерять.