Системный HR для бизнеса. Часть 1

Многие руководители не понимают, чем занимается HR (Human resources), принимая за его представителей исключительно тех, кто оформляет документы сотрудников, проводит первичные собеседования или устраивает веселые офисные вечеринки. И только малая часть управленцев и владельцев бизнеса понимает, что это одна из важнейших функций управления, имеющая ряд направлений и оперирующая одним из самых сложных ресурсов компании - людьми.

В этой статье мы постараемся достаточно подробно рассказать о том, что такое системный HR, какое влияние он оказывает на организацию, как работает механизм управления человеческим ресурсом и какие знания и компетенции требуются специалистам в HR.

Чтобы подступиться к теме HR, сначала рассмотрим функционирование компании в целом и поймем механику действия системы управления.

Любая организация представляет собой систему – набор элементов, каждый из которых, в свою очередь, является системой. А одно из главных качеств системы – все ее составляющие целесообразны. Каждый компонент подчинен какой-то цели, источником которой являются надсистемы или системы более высокого порядка, диктующие свои условия.

Попробуем объяснить на примере. Одной из надсистем компании является ее собственник – владелец или совокупность акционеров. Это те, кто создал систему, в чьих интересах она действует, и кто заинтересован в том, чтобы система была устойчива, управляема и прибыльна.

В ответ на эти потребности в самой системе бизнеса появляются:

• система управления, обеспечивающая устойчивость и управляемость;
• система продажи продукта или оказания услуги, обеспечивающая приток финансов;
• другие системы, работающие на интересы акционеров.

Другой надсистемой является государство. Ему нужны налоги и законно оформленные рабочие места. Соответственно, в компании организации появляется подсистема налогового учета и система учета сотрудников (например, функция Кадрового делопроизводства).

Кроме того, надсистемой любой компании является потребительский рынок. И если компания хочет оставаться прибыльной и стабильной, она создает в себе подсистемы, отвечающие за связь с рынком – изучением текущих потребностей и регулированием целей системы в соответствии с этими потребностями.

И конечно же, надсистемой любой компании является рынок рабочей силы, для работы с которым как раз и появляется подсистема организации, именуемая HR.

Некоторые надсистемы компании обладают уникальными свойствами, без углубленного понимания которых организация не сможет существовать. И таким образом, выделяется четыре вида уникальных ресурсов, привлечение и освоение которых требует применения определенного кластера технологий.

Такими ресурсами являются:

• клиенты (потребители);
• продукт (технологии);
• финансы;
• сотрудники.

С точки зрения системы, человеческий ресурс так же важен, как и другие. И требует не менее прагматичного управления, чем, скажем, финансы. Поэтому всегда возникает диссонанс, когда подразделения, работающие с людьми, называют «обслуживающими» или еще каким-либо образом обозначают как побочные – не имеющие отношения к основному бизнес-процессу.

Обслуживание каждого уникального ресурса требует системы специальных знаний и фокусировки внимания. Например, и маркетолог, и HR будут изучать людей. Но несмотря на то, что в их исследованиях будет много общего, человек «покупатель» и человек «работник» обладают разными свойствами и требуют разного подхода. Поэтому знания о каждом уникальном ресурсе выделяются в отдельное направление, а в организации выделяются специалисты, которые с ним работают.

Таким образом, мы начнем с системной роли каждой уникальной функции, а потом рассмотрим, как работает управление человеческим ресурсом.

Системные функции

На высшем уровне у системы весьма простая задача в отношении каждого уникального ресурса: обеспечить его наличие и качество. Таким образом, в каждой уникальной функции появляются базовые рабочие процессы:

1. Оценка состояния внешних источников ресурса и его привлечение;
2. Оценка состояния имеющегося ресурса и поддержание его качества.

Соответственно, каждая ресурсная функция выстраивает собственный процесс по привлечению ресурса и его освоению, что означает учет и обеспечение эффективности использования.

Маркетинг обеспечивает привлечение, учет и удержание клиентов, исследует рынок потребителей и поставщиков, организует коммуникации с потенциальными и действующими клиентами, ведет статистику продаж и разрабатывает программы лояльности.

Финансы - привлечение, учет и эффективное расходование денег.

Продуктовая функция – привлечение актуальных производственных и сервисных технологий, их внедрение и обеспечение стабильности работы.

А функция управления персоналом (HR) должна обеспечить привлечение сотрудников, поддержание их численности, учет, а также адаптацию (как при начале деятельности, так и при внедрении изменений) и обеспечение их работоспособности.

Кроме того, каждая функция должна обеспечивать безопасность системы с точки зрения исполнения требований государства и общества:

• маркетинг – в части соблюдения законов о рекламе, правах потребителей и тому подобных;
• финансы – соблюдения требований налоговых и финансовых контролеров;
• продуктовая функция – выполнения требований множества законов о безопасности продукции и производственного процесса;
• HR-функция обеспечивает выполнение законодательства, касающегося работников – Трудовой кодекс, санитарные требования, охраны труда и т.п.

Вполне естественно, что функции не могут существовать отдельно друг от друга. Невозможно, например, выстраивать производственную систему или систему управления людьми без участия финансовой функции. Они взаимопроникают друг в друга и требуют постоянной балансировки, которой, по идее, должна управлять функция генерального управления.

Но это тема другой большой статьи. А сейчас сосредоточимся на организации как системе управления человеческим ресурсом.

Работа с уникальными ресурсами

Работа с любым ресурсом предусматривает три параллельных и взаимопроникающих процесса: оценка состояния, обеспечение наличия ресурса и его качества.

Одним из краеугольных камней любого вида управления является предсказуемость управляемой системы. Если технические и финансовые процессы, которыми оперирует предприятие, достаточно стабильны и обладают высокой степенью предсказуемости, то человеческая психика – это подвижный механизм, на который влияет огромное количество факторов, находящихся часто за пределами влияния компании.

Поэтому маркетинг и HR – это функции, в которых должна быть выстроена система, обладающая способностью быстро реагировать на любые изменения. При этом каждая область обладает своей спецификой, которая не позволяет им бездумно заимствовать инструменты друг у друга. Маркетинг в большей степени направлен вовне, HR же сосредоточен на внутренних процессах. А значит есть серьезные отличия в системе знаний, необходимых для управления этими функциями.

И далее мы поговорим как раз о том, как устроено управление персоналом и какими знаниями и компетенциями должны обладать ее представители.

Нужно сразу оговориться о том, что отнюдь не всегда функция подразумевает наличие в организации отдельного человека, ответственного за ее выполнение.

В небольших компаниях очень часто вообще отсутствуют сотрудники, отвечающие за персонал. Это не значит, что функции не существует и не совершаются действия, необходимые для ее поддержания. Просто эта нагрузка распределяется между другими руководителями и сотрудниками.

В таком случае, например, генеральный директор составляет штатное расписание, а руководители подразделений самостоятельно составляют описание вакансий и проводят интервью с кандидатами. В этой статье мы будем оперировать не должностями, а функционалом, исполняемым в рамках управления персоналом.

Компоненты системы (общий случай)

Любая система управления состоит из нескольких уровней. Высший уровень обеспечивает целеполагание, средний – систему правил исполнения, а младший – непосредственное исполнение.

Таким образом, функция найма персонала, являющаяся частью системы обеспечения предприятия человеческим ресурсом, будет выглядеть следующим образом:

1. Высший уровень определяет цели найма, которые должны появляться на основе потребности системы более высокого уровня – стратегического управления.

Примеры:

• при потребности в удержание рынка целью найма может являться консервативное поддержание текущего состояния состава персонала;
• при потребности в захвате новых рынков целью найма может быть повышение навыков и способностей организации решать сложные задачи;
• при стратегии сокращения расходов целью найма будет поиск более дешевого персонала или сокращение персонала за счет повышение производительности труда.

2. Средний уровень на основе вышестоящих целей создает систему правил найма и фиксирует их в методических материалах для исполнителей: правила составления и размещения вакансий, тесты для кандидатов, инструкции по проведению интервью, профили компетенций, необходимые для выполнения должностных обязанностей, систему оценки для определения соответствия кандидатов требованиям компании и т.п.

Кроме того, в среднем уровне добавляется организация горизонтального взаимодействия, так как формируемые правила и методики должны в полной мере согласовываться с потребностями других функций – производства, финансов, маркетинга.

3. Младший уровень или уровень исполнителей должен обладать универсальными умениями, требуемыми для выполнении методики подбора: ведение интервью, управление эмоциями собеседника, проверка валидности ответов, выявление уровня проявления компетенций и т.д.

Все уровни системы, с одной стороны, взаимосвязаны, а с другой – уникальны. И для того чтобы система выполняла свои функции, специалисты, работающие в ней, должны фокусироваться именно на своей специальности. А универсалы, работающие в небольших компаниях, должны обладать важнейшим умением – переключать свое внимание на актуальный в данный момент уровень задач.

Напомним, что если в компании не предусмотрены формальные должности и отдельные люди для выполнения системных функций, то они все равно будут выполняться руководителями подразделений. Но в таком случае качество процесса оказывается низким, так как обслуживается людьми без нужной подготовки.

Компоненты системы управления человеческим ресурсом

Определившись с тем, как устроена система, начнем рассматривать ее компоненты и определять их целесообразность.

Назначение системы управления персоналом заключается в том, чтобы у предприятия было, во-первых, достаточно ресурсов, а во-вторых, чтобы эти ресурсы соответствовали решаемым задачам.

Исходя из этого, всю деятельность HR можно разделить на три больших блока:

• обеспечение наличия ресурса;
• обеспечение качества ресурса;
• обеспечение законности использования ресурса.

В следующей части рассмотрим каждую большую подсистему подробнее.

Если вы интересуетесь, как на практике функционирует HR-функция, приглашаем вас принять участие в курсе "Создание системы HR-метрик".

Курс будет полезен HR-директорам, руководителям HR-функций, HR бизнес-партнерам, а также всем HR-специалистам, в чьи задачи входит:

Приходите на курс, повысьте эффективность своей функции и пусть ваша работа станет ценным вкладом в общий результат компании.